8 Организация Документооборота В Юридической Службе

Видео:Документооборот в делопроизводствеСкачать

Тема 6. Организация работы с документами

Основныепонятия:

документооборот;принцип службы делопроизводства;организация документооборота;централизованный документооборот;документооборот уровня структурногоподразделения; входящий документ;исходящий документ; внутренний документ;регистрация документа; индексациядокументов в делопроизводстве; контрольисполнения документов; срок исполнениядокумента.

Понятие «документооборот» и его развитие

Понятие«документооборот» и сам термин возниклив делопроизводстве в 20-е годы. В трудахкрупных специалистов в областиуправленческого труда и делопроизводства,таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцеви др.

, были сформулированы основныеположения организации документооборота,даны теоретические обоснования главныхположений рациональной организациидвижения документов – распределениедокументов по исполнителям, сокращениеинстанций их прохождения, направлениедокументов непосредственному исполнителю,регламентацию подписания.

В литературетого времени была обоснована методикаобследования маршрутов движениядокументов, разработана технология ихдоставки.

Перваяпопытка нормативной регламентацииединых принципов организациидокументооборота была сделана в 1931 годуИнститутом техники управления в проекте«Общих правил документации идокументооборота». В проекте былиизложены правила организации работы сдокументацией и документооборота,правила приема, сортировки, доставки,исполнения, контроля отправки документов,т.е. все этапы обработки документов.

Государственныестандарты на термины и определения1970, 1983 гг.

, «Единая государственнаясистема делопроизводства» установилиединообразие понимания документооборотакак «движения документов в организациис момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки».

Утвержденная в 1988 году «Государственнаясистема документационного обеспеченияуправления. Основные положения. Общиетребования к документам и службамдокументационного обеспечения» уточнилапонятие «документооборот», включив внего и операцию «подшивка документа вдело».

ГОСТ 16487–83. «Делопроизводство иархивное дело, термины и определения»,установил определение понятия«документооборот–движениедокументов в организации с момента ихсоздания или получения до завершенияисполнения или отправки».

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Организацияработы с документами – организациядокументооборота, хранения и использованиядокументов в текущей деятельностиучреждения.

Документооборотявляется важным звеном в организацииделопроизводства в организации(учреждении), так как он определяет нетолько инстанции движения документов,но и скорость движения документов. Вделопроизводстве документооборотрассматривается как информационноеобеспечение деятельности аппаратауправления, его документирования,хранения и использования ранее созданныхдокументов.

Основнымиправилами организации документооборотаявляются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдениеэтих правил позволяет реализоватьосновной организационный принципслужбы делопроизводства– возможностьцентрализованного выполнения однородныхтехнологических операций.

Основойструктуры любого документооборотаявляется документ. Все документы(традиционные на бумаге и на магнитныхносителях) в комплексе должны бытьсогласованы путем соблюдения правилособенностей представления информациина каждом из носителей.

Организациядокументооборота–этоправила, в соответствии с которымидолжно происходить движение документов.

Организация документооборота объединяетвсю последовательность перемещенийдокументов в аппарате управленияорганизации (учреждения), все операциипо приему, передаче, составлению иоформлению, отправке (и подшивке)документов в дело.

Документооборотявляется важной составной частьюделопроизводства и информационногообеспечения управления. Четкоорганизованный документооборот ускоряетпрохождение и исполнение документов ворганизации (учреждении).

Порядокпрохождения документов и организациявсех операций при работе с ними должныбыть регламентированы инструкцией поделопроизводству в организации(учреждении) и табелем унифицированныхформ документов.

Разделяютцентрализованный документооборотидокументооборот уровня структурногоподразделения. В централизованныйдокументооборот входит вся документация,подлежащая централизованной регистрации.Документы, учитываемые только вструктурных подразделениях, составляютдокументооборот уровня структурногоподразделения.

Какправило, централизованный документооборотпредставлен организационно-распорядительнойдокументацией, а документооборот уровняструктурного подразделения –специализированной документацией,обеспечивающей основные направлениядеятельности организации (в него могутвходить и организационно-распорядительныедокументы).

В крупныхорганизациях существует отдельноеструктурное подразделение, в задачикоторого входит обеспечениецентрализованного документооборота.

https://www.youtube.com/watch?v=F1xyvLEZ53w

Структурное подразделение можетназываться по разному: управлениеделами, канцелярия, общий отдел и т.п.

Ворганизациях, где объем централизованногодокументооборота не настолько велик,чтобы им занималось самостоятельноеподразделение, функции по его поддержаниюмогут быть возложены на секретаряруководителя организации.

Выделяюттри основных типа документов, составляющихцентрализованный документооборот.

Входящийдокумент–документ, поступившийв учреждение. Большинство входящихдокументов должны порождать соответствующиеисходящие, в установленные сроки. Срокимогут быть установлены нормативнымиактами, предписывающими то или иноевремя ответа на соответствующий входящийдокумент, или могут быть указаннынепосредственно во входящем документе.

Исходящийдокумент–официальныйдокумент, отправляемый из учреждения.Большинство исходящих документовявляются ответом организации на входящиедокументы. Некоторая часть исходящихдокументов готовится на основе внутреннихдокументов организации. Небольшое числоисходящих документов может требоватьпоступления входящих документов(например, запросы в другие организации).

Внутреннийдокумент–официальныйдокумент, не выходящий за пределыподготовившей его организации.Данные документы используются дляорганизации работы учреждения(организации), так как они обеспечиваютцеленаправленное решение управленческихзадач в пределах одной организации.

Квнутренним документам относятсяорганизационно-правовые,организационно-распорядительныедокументы.

Самостоятельные группывнутреннего документооборота составляютпротоколы и акты, плановые и отчетныедокументы, документы по учету материальныхи денежных средств, оборудования,внутренняя служебная переписка(докладные, объяснительные записки)личного состава и т.д.

Через канцеляриюпроходят не все внутренние документы,а только переписка наиболее крупныхструктурных подразделений организации(особенно если они территориальноразнесены) и приказы руководителяорганизации. Через канцелярию такжепроходят внутренние документы, порождающиеисходящие документы.

Схема движения и технология обработкидокументов

Видео:Делопроизводство: документы, классификация, документирование и документооборотСкачать

Юридическое делопроизводство — единая база и учет судебных дел

Управляющий партнёр «Юрайт»

Борис руководил 100+ внедрениями IT-решений в крупных юридических департаментах и юрфирмах.

Особенности юридического делопроизводства

Говоря о юридическом делопроизводстве, следует понимать, что это частное направление отрасли делопроизводства в целом, имеющее свои характерные особенности. В основе общего лежит понятие дела как подборки документов, объединенных по любому произвольному признаку (вопросу) и хранящихся в организации вместе согласно номенклатуре (списку) дел.

Основа делопроизводства – кодексы и ГОСТы

В то же время в юридическом под делом понимается предопределенный кодексом, законом или иным нормативным актом перечень документов. Иными словами, создание, развитие и завершение дела у юриста регламентируется АПК РФ, ГПК РФ для судебных дел, КоАП – для административных дел ит.д., в то время как общее делопроизводство (или документационное обеспечение управления) предприятия регулируется ГОСТами (ГОСТ Р 51141-98).

Что касается учета судебных дел внутри компании, то, как правило, отдельный распорядительный документ на этот счет отсутствует.

Недостатком данного подхода является то, что у юридического отдела нет регламентирующего документа, где были бы прописаны основные правила, включая сроки реакции на документы из судов.

В то же время в каждом районном и арбитражном суде имеется инструкция по судебному делопроизводству, где все сроки и правила четко прописаны. Мы рекомендуем по крайней мере указывать основные положения внутреннего делопроизводства юристов в положении о претензионно-исковой работе на предприятии.

https://www.youtube.com/watch?v=3XMGroAYf5g

Суть делопроизводства юриста заключается в том, что он:

• занимается подготовкой документов – исковых заявлений, ходатайств, отзывов и т.д.
• ведет документооборот — регистрирует входящие, исходящие и внутренние (реже) документы, которые он получает из суда, направляет их в суды или госорганы, согласовывает внутри компании.
• обеспечивает хранение документов в привязке к делам.

То есть, главная задача юриста в данном случае заключается в том, чтобы обеспечить ведение документооборота в привязке к конкретному делу (судебному или нет), для чего необходимо вести учет судебных и иных дел.

Учет судебных дел в компании

Должен каждый юротдел
Вести реестр судебных дел

В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет. Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel (последний более предпочтителен). Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS

Пример реестра судебно-арбитражных дел

При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять:

• правила сортировки данных;
• автофильтры;
• различные типы данных в ячейках.

Обращаем внимание, что следует различать реестры (списки) по делопроизводству и отчеты по нему. Дело в том, что реестр представляет собой своего рода журнал регистрации юридических документов, т.е. он накапливает информацию в разрезе времени. В то время как отчет предназначен для оперативного получения «среза» информации по определенным показателям на момент времени.

Юридическая CRM: управляйте командой, продажами, деньгами, ведите дела, выставляйте счета в одной системе.

Комплексная автоматизация юрфирм

И если использование MS Excel для целей ведения учета судебных дел в принципе удовлетворительно, то построение отчетов по делам в MS Excel у юриста может вызывать значительные неудобства:

• потеря времени при сведении данных;
• смешение реестров и отчетов;
• трудности группового использования;
• отчетность в 90 % только в табличном виде

Автоматизация юридического делопроизводства

Мы выяснили, что процессы общего и юридического делопроизводства во многом похожи. Между тем, на рынке существует большое количество систем автоматизации корпоративного документооборота. Наконец, очевидно, что при использовании MS Excel при учете дел возникает ряд трудностей. Исходя из этого, можно сделать вывод, что юридическое делопроизводство также нуждается в автоматизации.

Если рабочее место юриста автоматизировано, то не имеет значение количество дел, которое он одновременно может вести, увеличивается многократно.

Юрайт представляет собой автоматизированную систему судебного и иного регламентированного законом делопроизводства.

Юрайт обеспечивает информационно-аналитическую и управленческую (организационную) поддержку всего благодаря следующим возможностям:

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, поступающих по делу.

Ведение карточек дел любого вида: исков, претензий, исполнительных производств, с указанием всех основных параметров. Арбитражному юристу будет интересна функция интеграции с сайтом my.arbitr.ru и сервисом «Электронный страж».

Ведение электронного реестра любых регламентированных дел.

Претензионно-исковая работа

По итогам работы с судебно-арбитражными делами, а также претензиями, исполнительными листами, программа позволяет быстро формировать следующие варианты отчетности (вот лишь некоторые из них):

• предъявленные к компании претензии

Предъявленные к компании претензии

• результативность исполнительного производства

Предъявленные к компании претензии

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

Построение отчета по эффективности взыскания

Вызов отчета по исполнительному производству

общие результаты судебно-арбитражной, претензионной и исполнительной работы

Результаты претензионной работы

Автоматизируйте судебно-претензионную работу вместе с решением от Юрайт

Close

Видео:Понятие делопроизводства. Стадии. ЮД #1Скачать

8 Организация Документооборота В Юридической Службе

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации. При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации

Организация документооборота в юридической службе

Делопроизводство, как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, регламентируется ГОСТ Р 7.0.

8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [1].

а также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации.

Вашему вниманию предлагаются образцы оформления корпоративных документов (совместных приказа и распоряжения, служебных записок).

В современных условиях глобализации наблюдается тенденция укрупнения промышленного производства, которая приводит к образованию гигантских корпораций. В России возникает все больше и больше объединенных компаний.

Как правило, эти компании (холдинги) образуются путем слияния нескольких организаций или, наоборот, выделения из одного предприятия нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое.

Организация электронного документооборота кадровых служб (бюджетных учреждений)

Напомним, что во всех организациях должны применяться унифицированные формы, за исключением ряда форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не используются в работе бюджетных учреждений (п. 2 Постановления N 1).

Кроме того, в целях адаптации нетипового проекта «АСУ-кадры» для заполнения и распечатки через АРМ кадровика унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1), можно использовать в локальном правовом регулировании следующие отраслевые стандарты (скорректированные применительно к специфике организации):

Организация документооборота в кадровой службе

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации [2, С.89].

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат и т.п.

), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Организация электронного документооборота кадровых служб

Итак, для организации внутреннего электронного документооборота кадровых служб необходимы АРМ и «АСУ-кадры». Автоматизированное рабочее место в основном ориентировано на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники.

Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах, использование соответствующих «своих» баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вычислительные сети, включающие мощные ЭВМ.

АРМ — это специализированная система, представляющая собой комплекс технических средств и программного обеспечения, ориентированный на конкретного специалиста (от руководителя отдела кадров до табельщика и дежурного бюро пропусков).

АРМ является основным средством автоматизации профессиональной деятельности, системой, структура которой (то есть совокупность всех подсистем и элементов) определяется функциональным ее назначением. Она включает совокупность подсистем: технической, информационной, программной и организационной.

К технической подсистеме относятся аппаратные средства, необходимые для выполнения определенной трудовой функции. В состав оборудованного АРМ входят, как правило, ПК, принтер, сканер, средства связи с другими АРМ, работающими в общей сети учреждения, а также другие средства связи (телефон, телекс, телефакс).

Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность работы на АРМ, является наличие «дружественных» средств интерфейса по отношению к сотруднику отдела кадров, обеспечивающих комфортность работы на машине. К аппаратным средствам необходимы прикладные программы, такие как текстовые редакторы, электронные таблицы, средства деловой графики, то есть офисные приложения.

К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относятся и системы управления базами данных.

Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией.

Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организовать их функционирование, развитие, подготовку кадров, а также администрирование. К последнему относятся планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.

«АСУ-кадры» является программой, активно использующей сетевое соединение отдельных компьютеров в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Только при этом становится возможной передача информации с любого рабочего места пользователя на сервер и обратно. Скорость передачи данных по сети естественным образом влияет на общую скорость работы всего АРМ.

В свою очередь, скорость прохождения информации от сервера к локальному компьютеру пользователя определяется комплексом программно-аппаратных средств, которые и составляют локальную вычислительную сеть. В настоящее время существуют различные способы связи разрозненных компьютеров в единое целое, то есть в сеть. Спектр аппаратных средств и программ для управления ими широк.

Как выбрать тип сети и ее программного обеспечения? Неправильный выбор может в дальнейшем привести к невозможности функционирования программ в случае увеличения числа АРМ или возрастания требований к скорости и объемам передаваемой информации.

Ясно, что необходимо в достаточной степени понимать принципы организации ЛВС, чтобы грамотно выбрать аппаратные и программные средства для ее построения. Уточним, что же собой должны представлять типовые АРМ руководителя кадровой службы и исполнителя кадровой работы. При этом на выбор конкретных технических средств (которые различаются функциональными, объемными и стоимостными показателями) влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, марка (фирма-производитель), стоимость эксплуатации. Так, АРМ начальника отдела кадров и менеджера по управлению персоналом состоит из: — ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь; — телефона и многофункционального устройства, которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел); — факса-модема, который используется для передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера; — шредера — уничтожителя бумаги.

https://www.youtube.com/watch?v=sMVula1ogaE

Такое АРМ обеспечит обмен сведениями между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, своевременно пополнять этот банк и оперативно предоставлять необходимую информацию допущенным к ней пользователям.

Видео:Организация кадрового делопроизводства | Елена Боровкова. РУНОСкачать

Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Добавлено в закладки: 0

Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени.

Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

1. документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
2. документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
3. документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

1. передачу на исполнение;
2. предварительное рассмотрение;
3. первичную обработку;
4. рассмотрение руководством;
5. регистрацию.

Что такое документооборот

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации необходимо знать, что такое документооборот, каким способом его организовать.

Процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов, относится к документообороту. Дадим краткое определение документооборота.

Документооборот — это движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив.

Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности.

Подробнее в Системе Кадры

• Как организовать документооборот в кадровой службе
• Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Всю документацию подразделяют на следующие виды:

• кадровую;
• производственную;
• административно-хозяйственную;
• управленческую;
• бухгалтерскую.

Указанные виды делят на три категории:

• входящую — это материальные носители информации, которые поступают из внешней среды (например, от других фирм, от учреждений или иных инстанций);
• исходящую — это носители, отправляемые за пределы организации;
• внутреннюю — это материальные носители, которые создаются и остаются только в пределах одного конкретного предприятия.

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Документооборот: определение

Что такое документооборот — это создание, поток и организация хранения материальных носителей между подразделениями одной организации или между разными компаниями.

В современных условиях количество бумажных носителей стремительно сокращается. Многие организации перевели все документы в электронные файлы.

Однако по-прежнему некоторые предприятия применяют смешанную форму, совмещая бумажные и электронные материальные носители информации.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

https://www.youtube.com/watch?v=7w1UB4pZGVY

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы.

Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности.

Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Как обеспечить оперативность движения документа оборота

Документооборот: кратко о формах

Основным правилом, касающимся организации документооборота, служит его оптимизация. Необходимо максимально сократить все промежуточные «остановки», чтобы иметь возможность обеспечить оперативное движение документов. Для этих целей разработаны три основных формы организации документооборота:

1. Централизованная
   — она предполагает сосредоточение всех видов документации в одном месте. Это может быть канцелярия, секретариат, кадровая служба. На такие отделы возлагают обязанности по регистрации, обработке, хранению материальных носителей информации.
2. Децентрализованная
   — такая форма характеризуется тем, что все документы сосредоточены в нескольких структурных подразделениях, где с ними и проводятся необходимые операции. Эта форма уместна при наличии в организации нескольких структурных подразделений, которые удалены друг от друга территориально.
3. Смешанная
   — форма совмещает в себе все характеристики двух предыдущих форм. В отдельных службах организации регистрируют, обрабатывают и хранят определенную документацию. При этом есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через нее пропускают важные носители информации, предназначенные для руководства компании.

Подробнее в Системе Кадры

• Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Форму документооборота выбирают исходя из размера, структуры самой организации. Для небольших компаний подходит централизованная форма, всеми файлами и бумагами занимается определенный сотрудник.

При смешанных формах в крупных компаниях создают отдельную службу, которая занимается документооборотом. Децентрализованная форма подойдет тем организациям, в которых многочисленные структурные подразделения расположены удаленно.

В таком случае документы хранятся в нескольких офисах.

Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Смотреть подсказку

Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии ?

Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.

Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии.

В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы.

При выборе программы автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.

Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота

Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая — корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).

Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.

Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.

https://www.youtube.com/watch?v=kDViFV7J5fA

Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.

К корпоративной системе автоматизации деловых процедур и документооборота предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.

Основные принципы документооборота

Если в организации происходит несвоевременная доставка материальных носителей информации, действия по работе с бумагами или электронными файлами дублируются, осуществляется неправильная сортировка и не обеспечивается надежное хранение, это говорит о том, что документооборот осуществляется неправильно. Такие действия могут привести к нарушению работы всей организации. Поэтому необходимо изучить основные принципы обеспечения бесперебойной деятельности:

• четкость: все электронные файлы и бумажные носители двигаются без различного рода препятствий в четко заданном направлении, для этого разрабатывают определенную схему движения;
• непрерывность: этот принцип обозначает постоянное движение документопотока, поможет в этом равномерное распределение нагрузки на всех ответственных сотрудников;
• ритмичность : то есть определение сроков обработки документации, для этого разрабатывают регламент регулирования документопотока;
• параллельность : при которой одна и та же работа не выполняется несколькими сотрудниками.

Все указанные принципы являются самостоятельными, но в то же время взаимосвязаны между собой. При нарушении одного принципа разлаживается вся система.

Схемы потока документов в организации

Смотреть все схемы

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Пример

Видео:Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.Скачать

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании.

Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя* – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы.

Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов.

На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

https://www.youtube.com/watch?v=csQhdODLrIk

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота.

Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям.

К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери.

Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство.

Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации.

Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации: через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

• укрепление законности в деятельности организации;
• анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
• защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

https://www.youtube.com/watch?v=V-gRjTDUT10

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден.

Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

📺 Видео

11. Основы документооборотаСкачать

Какие права имеет прописанный в квартире, но не собственник - Адвокат по гражданским деламСкачать

Судья ЗА ПРОСЬБУ НАЗЫВАТЬ ЕЕ ВАША ЧЕСТЬ - ТУТ ЖЕ ПОЛУЧИЛА ОТВОД!Скачать

ЮД#4. Юридические документы.Скачать

Что такое делопроизводство? Термины и определения | Альфия Левина. РУНОСкачать

Документоведение. Лекция 6. Правила оформления основных видов организационных документов (Часть 1)Скачать

У тебя нет гражданства РФ - это прописано в законе и указано в паспорте | Pravda GlazaRezhetСкачать

Комендантский час в Майами, крушение поездов в Пенсильвании, США угрожает опасная инфекцияСкачать

Воинский учет: новые обязанности и сроки предоставления сведений в военкомат работодателемСкачать

"1С:Документооборот 8" - как средство организации удаленной работы и взаимодействия сотрудниковСкачать

ДелопроизводствоСкачать

Урок 30. Регламентация документооборота.Скачать

СПИСОК! с 1 Января 2023 года Пенсионеры за это НЕ ПЛАТЯТ!Скачать

Урок 20. Организация работы с договорной документацией.Скачать