Факсимильная подпись на договоре юридическая сила

Видео:Как удаленно подписать договор?Скачать

Факсимильная подпись на договоре юридическая сила

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись.

Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны.

Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7 . Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений.

Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия).

Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Систематизация бухгалтерии

Все виды сделок, договоров, сопутствующих им документов, касающиеся ____________________________________________________, которые Стороны будут (сфера применения соглашения) заключать и оформлять между собой, могут быть подписаны от имени Сторон с использованием факсимиле __________________________ — ___________________ (должность, Ф.И.О.

) (образец факсимиле) и __________________________ — ___________________. (должность, Ф.И.О.) (образец факсимиле) 2. По требованию Стороны или иных уполномоченных лиц документ, подписанный с использованием факсимиле, подлежит замене на документ, подписанный собственной подписью, в течение ___ дней с момента предъявления письменного требования Стороны. 3.

Факсимиле проставляется синим (фиолетовым, черным и т.п.) цветом. Стороны вправе по своему усмотрению изменять цвет факсимиле. Не допускается желтый (зеленый, красный и т.п.) цвет факсимиле. 4. Стороны вправе использовать факсимиле для оформления первичных документов, сопутствующих проведению сделок (спецификаций, счетов-фактура, накладных и др.).

При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица. 5. Стороны обязаны немедленно уведомлять друг друга о прекращении или об изменении полномочий лиц, указанных в п. 1 настоящего соглашения. 6. Настоящее соглашение вступает в силу с момента подписания Сторонами.

Все изменения и дополнения к настоящему соглашению имеют юридическую силу, если они составлены в письменной форме и подписаны Сторонами.

РЕКВИЗИТЫ, ПОДПИСИ СТОРОН ____________________________________ _________________________________ ____________________________________ _________________________________ ____________________________________ _________________________________ __________________/_________________ _________________/______________ (должность) (Ф.И.О.) (должность) (Ф.И.О.) М.П. М.П.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы.

В другом случае*(15) суд счел несостоятельным довод ответчика об отсутствии задолженности по договору поставки в связи с использованием истцом при оформлении документов факсимиле, так как ответчик как покупатель по договору не опроверг факт поставки товара в адрес покупателя. Использование факсимиле истцом само по себе не нарушает права покупателя.

Суды подчеркивают обязательность наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи. Так, ВАС РФ, разбирая одно из дел*(8), указал следующее.

Гражданским кодексом *(9) предусмотрено, что договор поручительства должен быть совершен в письменной форме, при этом несоблюдение письменной формы влечет недействительность договора поручительства.

А так как договор поручительства не был подписан собственноручно генеральными директорами и содержит лишь факсимильное воспроизведение их подписей, и при этом соглашение об использовании факсимиле сторонами не было предусмотрено, то договор поручительства считается незаключенным.

Факсимильная подпись: изготовление, использование

До 19-го столетия факсимиле изготавливалось обычно прорисовкой оригинала с помощью прозрачной бумаги, гравированием на дереве либо металле и литографированием. В современном мире эта процедура значительно облегчилась.

Благодаря изобретению и последующему усовершенствованию светописи — фотогравюры, фотографии и прочих процессов, которые позволяют получать безусловно верные копии исключительно механическим способом. Процесс выполнения воспроизведений именуется факсимилированием. С его помощью осуществляется издание редких экземпляров в научных целях.

Сегодня достаточно распространено использование факсимильной подписи. Рассмотрим далее, что она собой представляет и для чего она нужна.

https://www.youtube.com/watch?v=KRS83STOIck

Вместе с этим, правоприменительная практика складывается таким образом, что заключающие договор стороны могут предусмотреть возможность применения факсимильной подписи непосредственно в его тексте, в качестве отдельного пункта.

В таком случае нет необходимости составлять дополнительное соглашение. Данной позиции придерживается и МНС.

В соответствующем письме было дано разъяснение о том, что поскольку законодательством не установлен порядок, факсимильная подпись может применяться исключительно по взаимному согласию сторон, что должно подтверждаться письменно.

При отсутствии соглашения Арбитражные суды признают сделки незаключенными в связи с несоблюдением установленных требований к форме их совершения. Из этого следует, что стороны сами определяют, где можно ставить факсимильную подпись, и допускается ли ее применять вообще.

Факсимиле юридическая сила

Иногда руководители в силу занятости не имеют возможности подписать документ. В такой ситуации на помощь приходит факсимиле. Однако не всегда это допустимо, а в некоторых случаях даже противозаконно. Нельзя использовать факсимиле на доверенностях, платежных и других документах, имеющих финансовые последствия.

В одном из рассматриваемых дел*(16) высшие судьи учли, что акты выполненных работ за спорный период были подписаны ответчиком способом, аналогичным тому, которым они подписывались на протяжении всего срока действия договора.

Также доказательств того, что факсимильная подпись и оттиски печати со стороны заказчика были проставлены самим истцом, представлены не были.

В связи с этим суд пришел к выводу, что между сторонами достигнуто соглашение об оформлении сделки и ее результатов с использованием факсимильного воспроизведения подписи в силу сложившейся между ними обычной практики, а также о том, что фактическое оказание услуг подтверждено иными имеющимися в деле доказательствами.

Факсимиле на договоре

Определением Арбитражного суда Омской области от 21.07.2013 дела № А46-8034/2014 и № А46-8676/2014 в порядке статьи 130 АПК РФ объединены в одно производство для их совместного рассмотрения с присвоением объединённому делу № А46-8034/2014.

В соответствии с пунктом 2 статьи 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Рекомендуем прочесть:  Сколько стоит метр кв жилья в москве

Факсимиле на договоре и актах

Видео:ТРИ СПОСОБА ПОДПИСАТЬ ДОГОВОР НА РАССТОЯНИИ. Юрист для Вас. Наталья Гузанова.Скачать

Имеет ли факсимиле, юридическую силу

Имеет ли факсимиле, юридическую силу? Какие документы необходимы для использования факсимиле?

Вопрос : имеет ли факсимиле, юридическую силу, использование факсимильной подписи 

Ответ : да, будет.

В гражданско-правовых отношениях контрагенты могут использовать между собой факсимильные подписи. Но тогда об этом нужно договориться заранее – то есть сначала стороны предусматривают использование факсимиле, и их соглашение об этом должно быть подписано собственноручными подписями уполномоченных лиц, и только после согласования этого вопроса допускается проставлять факсимиле.

Например, если факсимильной подписью планируется подписать договор с контрагентом, сначала нужно оформить соглашение об использовании факсимиле, с «живыми» подписями.

Все первичные документы, имеющие четкие правила оформления, которые вносятся в книги продаж или покупок, или являются основанием для акцептования предъявленных сумм НДС, должны подписываться только «живыми» подписями, иначе у налоговых органов возникнут обоснованные претензии по их оформлению и учету.

https://www.youtube.com/watch?v=i9480IRCOxQ

Поэтому такие первичные документы, как, например, счета-фактуры с факсимильной подписью, не могут служить основанием для вычета по НДС (контролирующие органы аргументируют это нормами статьи 169 Налогового кодекса РФ и указывают на ненадлежащее оформление подписей).

Такая точка зрения ФНС РФ и Минфина России официально не была опубликована, однако прослеживается в судах. По мнению судей, до тех пор пока оригинал счета-фактуры не получен, принимать входной НДС к вычету нельзя. Вычет необходимо перенести на тот налоговый период, в котором оригинал счета-фактуры поступит от поставщика.

Такие выводы, например, есть в постановлениях ФАС Поволжского округа от 7 июня 2008 г. № А55-11510/2007 и от 18 марта 2008 г. № А55-11507/2007-31.

Обоснование

Как исполнителю «исцелить» договор возмездного оказания услуг с пороком формы

Порок формы договора возмездного оказания услуг состоит в несоблюдении простой письменной формы сделки – когда документы, которые обычно подтверждают заключение договора возмездного оказания услуг в письменной форме, имеют существенные недостатки:

Последствия этого состоят в лишении сторон права ссылаться в случае спора на свидетельские показания (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

При этом исполнитель не лишен права приводить письменные и другие доказательства наличия между сторонами договора возмездного оказания услуг (акты, переписка, фактические действия, выставление счета и оплата, экспертное заключение об определении объема оказанных услуг и т. п.).

Если соответствующие доказательства найдутся, то договор возмездного оказания услуг может быть признан заключенным («исцелен»).

Поэтому особое внимание необходимо уделить тому, какие документы и в каком состоянии есть на руках у сторон и какие действия каждая из них предпринимала.

Если документы, подтверждающие заключение договора, не подписаны надлежащим образом

Наиболее распространенные ситуации, связанные с подписанием документов, которые могут поставить вопрос о заключенности договора возмездного оказания услуг, – это ситуации, когда документы, подтверждающие заключение договора:

Стороны (одна из сторон) не использовали на документе «живую» подпись.

Риск в таком случае может возникнуть, если между заказчиком и исполнителем отсутствует соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи.

Если «живой» подписи на документе не будет и не будет соответствующей оговорки, а иное не предусмотрено ни законом, ни иным правовым актом, то суд может признать договор незаключенным (п. 2 ст. 160 ГК РФ, см. по аналогии постановления ФАС Волго-Вятского округа от 16 февраля 2011 г. по делу № А82-7107/2010 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 23 марта 2010 г. по делу № А58-4290/08).

Соглашением сторон об использовании факсимиле не может выступать сам договор, который подписывается таким образом

Соглашение о возможности использования факсимиле должно предшествовать заключению договора, который будет подписываться таким путем.

При ином толковании пункта 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ следовало бы, что лицо может подписывать любые договоры с любым содержанием с кем угодно и проставлять на нем изготовленные факсимиле.

Однако вопрос об использовании на документе аналога собственноручной подписи будет снят:

• если договор будет фактически исполнен (услуги оказаны исполнителем и приняты заказчиком, а оплата услуг заказчиком произведена в срок, указанный в спорном договоре) либо
• если заказчик совершит другие действия, свидетельствующие о намерении заключить и исполнить договор.

Пример из практики: суд признал договор заключенным, несмотря на то что подпись со стороны заказчика выполнена с помощью факсимильного клише, поскольку сделка исполнена сторонами

ООО «А.» (исполнитель) и ООО «Р.» (заказчик) заключили договор возмездного оказания услуг по поиску, подбору и предоставлению сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=_l-g_AeAE3o

Исполнитель оказал услуги, однако заказчик внес лишь половину согласованной суммы.

ООО «А.» обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании задолженности в сумме 60 000 руб. и пеней в сумме 92 400 руб.

ООО «Р.» сослалось на незаключенность спорного договора, так как он со стороны заказчика не был подписан уполномоченным лицом, вместо этого поставлено факсимиле подписи генерального директора ООО «Р.».

Суд признал данную ссылку необоснованной и отметил: «Сам по себе факт оформления договора с использованием факсимильной подписи, без учета конкретных обстоятельств дела, не является абсолютным основанием для признания договора незаключенным.

Как следует из представленных в материалы дела доказательств, договор… был заключен и исполнялся сторонами.

Договор считается заключенным, несмотря на то что подпись со стороны кредитора выполнена с помощью факсимильного клише, поскольку сделка исполнена сторонами».

Исковые требования были удовлетворены в части взыскания долга в сумме 60 000 руб. и пеней в сумме 50 000 руб. (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 22 февраля 2011 г. по делу № А41-31096/10).

Можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью

Нет, нельзя.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (либо уполномоченным лицом). Счета-фактуры, оформленные с нарушением указанного требования, не могут служить основанием для вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, нормы законодательства подразумевают наличие на счетах-фактурах именно собственноручных подписей уполномоченных должностных лиц. Факсимиле же представляет собой воспроизведение собственноручных подписей техническими средствами.

Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильных подписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером лично. Поэтому принимать НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью, нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина России от 27 августа 2015 г.

№ 03-07-09/49478, от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, ФНС России от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11.

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11.

Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации

Нет, нельзя.

Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 3, март 2015

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

План семинара:

сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет.

Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается.

Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации.

Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

https://www.youtube.com/watch?v=dZcAAMf1fg0

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах 6 и 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет.

Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы», выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Видео:Можно ли подписывать документы факсимильной подписью.Скачать

Печать, штамп, факсимиле — разбираемся в терминах

Наша жизнь уже давно немыслима без бюрократических условностей, от которых порой кружится голова. Сейчас каждый документ имеет определенный статус, который подтверждается печатью или штампом.

При этом одна неверно оформленная бумага, поставленная не в том месте печать может обесценить в момент многочасовую работу.

Чтобы не допускать ошибок, важно понимать разницу между инструментами, обеспечивающих силу документа.

Давайте разберемся, в чем отличие печати от штампа и когда уместно ставить факсимиле.

Печати, штампы, факсимиле — разбираем термины

Чем отличаются штамп и печать

Исторически, устройство, наносящее определенное изображение называли и печатью, и штампом. Изображение, или оттиск, наносилось при помощи клише, смоченного штемпельной краской. Сейчас же между штампами и печатями проводят смысловую границу: штамп несет исключительно информативную функцию, печать же закрепляет правовой статус бумаги.

Печать — особенности и применение

Печать находится под особым контролем государства. До апреля 2015 года печать была обязательным атрибутом любого организационного документа компании: соглашения с контрагентом, бухгалтерских отчетах и в трудовых книжках.

Сегодня же это правило остается лишь для компаний, которые имеют печати по своему уставу, так как наличие печати у компании стало правом, а не обязанностью.

Однако есть случаи, когда ФЗ всё-таки обязывает иметь именно печать на документе.

Юридическая сила. Если в уставе организации оговаривается использование печати, тогда именно она, помимо подписей ответственных лиц, позволяет вступать документам в силу и быть признанными государством.

Внешний вид. Форма и содержание печати строго регламентированы. Печать должна иметь круглое клише, содержать юридический адрес и название организации на русском языке.

Порядок нанесения. Оттиск печати должен быть расположен внизу листа, поверх индивидуальной подписи.

Пример печати

Особенности штампа

Штамп используется как правило для маркировки документов: «важно», «секретно», «отдел кадров» и так далее. Тем не менее, так как его форма и функции не оговариваются в российских законах, он может нести в себе любую информацию.

Юридическая сила. Как правило, штамп её не имеет. Исключением может являться штамп кадрового отдела в трудовой книжке — и то с недавних пор. В остальных же случаях юридическую силу придает заверяющая подпись.

Порядок нанесения штампа, как правило, диктуется не необходимостью, а удобством: его часто ставят у верхнего края документа, хотя никто не вводил такую норму.

Факсимиле

Факсимиле – это разновидность штампа с точным воспроизведением индивидуальной подписи. С помощью факсимиле заверяют бумаги без присутствия ответственного лица. Чтобы использовать факсимильные подписи, необходимо разработать стандарты и документально закрепить их.Необходимо описать способ хранения, правомочность применения (кто, в каких случаях) и санкции за нарушение предписаний.

https://www.youtube.com/watch?v=KU9ZFpGYVTY

Факсимиле не имеет правового статуса, хотя гражданское законодательство допускает их применение при оформлении сделок. Чтобы использовать факсимиле, помимо внутренних документов, необходимы специальные договоренности между компаниями, признающими данный вид подписи. Это может подтверждаться одним из пунктов в договоре о сотрудничестве или отдельным соглашением. В них необходимо присутствие:

• Должности и полные имена лиц, которые имеют право применять факсимиле;
• Образец оттиска используемой подписи;
• Действия сторон в случае увольнения владельца оригинальной подписи;
• Длительность соглашения

После заключения подобного договора документооборот между компаниями может вестись с применением факсимильной подписи, однако это не касается целого ряда документов: счетов-фактур, товарных накладных, налоговой отчетности и т.д.

К примеру, Минфин РФ не считает документы, заверенные факсимиле, оформленными по правилам первичного документа, а потому их не могут использовать при вычете НДС, а также учитывать описанные там расходы при расчете налога на прибыль.

Правовые тонкости

Правовая практика часто отличается от буквы закона. Так, закон не предписывает ИП обладать печатью, но есть ситуации, когда ее применение необходимо. К примеру, в случае работы на госзаказах или заполнении трудовых книжек.

С трудовыми книжками так происходит по причине отсутствия у ИП кадрового отдела, которому уже были делегированы полномочия печати.
Хотя Минтруд не предписывает ИП делать такие пометки, существует постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

No 225, в котором требования к ИП и организациям оказываются одинаковыми, а потому использование печати становится необходимым.

Использование факсимиле не приветствуется Министерством Финансов или Налоговой, но при арбитражных разбирательствах суд склонен учитывать договоры, подтвержденные такой подписью. Поэтому, если вы используете печать или факсимиле, вы должны быть уверены, что их сложно подделать.

Факсимиле советуют заменять на электронную подпись, но с печатью так не поступишь. Проверки осложняются отсутствием контроля за производством печатей. На сегодняшний день не существует реестра, и многие печати производятся не лицензированными предприятиями.

Тем не менее, есть способы усилить защиту оттиска – заказывать клише с использованием некоторых особенностей. Вот, что поможет защитить оттиск:

• Гильоширная сетка толщиной не более 0,1 мм;
• Специальные метки (УФ, контрольные, химические);
• Многоцветность;
• Гравировки рисунков и фотографий;
• Двумерный штрих-код.

Видео:Лекция "Составляем договоры правильно: риски и нюансы"Скачать

В каких случаях можно использовать факсимиле?

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации – факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

Понятие факсимиле

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

https://www.youtube.com/watch?v=9LHwBZY4Dug

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.

Необходимость факсимиле

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

• руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
• большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
• ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
• ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Вообще, любая организация имеет право сделать количество устройств факсимиле, соответствующим количеству персонала, который наделен правом заверять документы. На практике руководитель решает, какое количество факсимиле его подписи будет оптимальным.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

• отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
• отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
• финансовым отношениям;
• административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

• такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
• соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Решение Высшего суда

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

https://www.youtube.com/watch?v=J15Nx3DkLA4

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

• у кого находится устройство факсимиле?
• насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
• где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

• письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
• почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
• копии различных официальных бумаг;
• квитанция по аккредитиву;
• кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
• документы по учету сырья и материалов;
• ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
• ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
• акт приемки или передачи работ и услуг;
• удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
• наградные удостоверения;
• различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
• свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• полисы обязательного медицинского страхования.

То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности .

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

• законы, нормативные акты;
• налоговые декларации;
• трудовой договор;
• письменное уполномочивание, доверенность;
• вексельные документы;
• различные платежные документы;
• первичные учетные документы;
• счета-фактуры;
• конкурсные документы;
• различные заявления физических и юридических лиц.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Преимущества факсимиле

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

• сокращение количества времени на изучение документации;
• факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
• при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
• обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
• упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Заключение

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

https://www.youtube.com/watch?v=Sz9unSbqi7Q

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Ответственность и контролирование процесса исполнения правил хранения и применения факсимиле обязан осуществлять руководитель организации.

Как и печати и штампы, процесс движения устройства факсимиле внутри организации следует отмечать в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

Видео:Эксперт-почерковед рассказала, какую подпись подделать сложнее всегоСкачать

Факсимильная подпись на договоре юридическая сила — Юридический ликбез

Факсимиле произошло от латинского слова facsimile, означающее «сделай подобное». В гражданском законодательстве Российской Федерации данное понятие трактуется как воспроизведение собственной подписи физического лица, сделанное вручную. Факсимиле имеет юридическую силу, но не во всех случаях.

Печать представляет собой атрибут, подтверждающий подлинность документа. На ней размещается информация о компании, а именно наименование, ИНН/ОГРН, по желанию собственника – логотип.

Штамп является носителем информации, необходимой для внутри организационной работы компании. Им штампуются документы, на которых ставятся однотипные записи (оплачено, получено и прочие).

Заверенные печатью документы фирмы имеют юридическую силу, в отличие от штампа, который не присваивает такой силы бумагам. Согласно законодательным нормам печать может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

Необходимость, преимущества и использование

Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

• отсутствие руководства либо высокая загруженность;
• большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

Гражданско-правовые сделки

Согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

Отражается согласие сторон на использование подписи факсимиле непосредственно в тексте договора, либо заключается дополнительное соглашение сторон.

Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной.

В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ, где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

Бухгалтерский и налоговый учеты

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

https://www.youtube.com/watch?v=JhED1lZJGQA

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц).

Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы).

Такая позиция поддерживается в судах.

К примеру, суд ссылался на то, что акт приема-передачи выполненных работ не может быть подписан данным видом подписи, а, следовательно, такой документ не может рассматриваться в качестве доказательства при вынесении решения по исковому заявлению.

Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

Читайте так же:   Закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»

В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций электронной подписью, как альтернативой собственноручной.  Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой»  подписи.

Законность

Отсутствие единообразия в применении факсимиле не позволяет выработать единую позицию случаев законности его использования. Как отмечалось выше, только гражданский кодекс предусматривает законность использования факсимиле. Таким образом, он может быть применен в гражданско-правовых сделках.

Юридическая сила

В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи, как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.

В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.

Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре.

Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами.

В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

На счетах-фактурах и первичной документации

В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно.

Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя.

Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

Они указывали на все тоже отсутствие в законодательных документах требований о применении указанного вида подписи, что было положительным моментом для бизнеса.

Суды вставали на сторону предпринимателей, если у них было предусмотрено дополнительным соглашением сторон использование факсимиле.

Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов.

Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры.

В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

Данное решение Президиум ВАС не является окончательной версией «чтения» закона, однако, может оказать существенное влияние на дальнейшие решения других инстанций судов.

Когда разрешается и когда запрещается

Для определения перечня документов, которые могут быть подписаны факсимиле, необходимо проанализировать большой перечень нормативных актов. В их перечень включаются:

• письма благодарности;
• грамоты, приглашения;
• подтверждение оплаты по аккредитиву;
• патенты, свидетельства, сертификаты;
• результаты ЕГЭ.

При определении перечня документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью, следует обращать внимание на регион, так как этот фактор также оказывает влияние.

https://www.youtube.com/watch?v=G0Wrd0aipxA

На практике выделяют те документы, которые не могут быть заверены факсимильной подписью, среди них:

• законодательные акты;
• декларации для налоговой;
• трудовые договоры;
• доверенности;
• первичные документы;
• счета-фактуры;
• заявления физ и юрлиц.

Порядок применения

При наличии в компании подписи факсимиле необходимо выработать стандарты ее применения в первую очередь для снижения рисков ответственности руководителя. В документе по использованию данным видом подписи следует отразить два основных условия:

📽️ Видео

Вопрос юристу: Подделала подпись на договоре, что делать?Скачать

Допускается ли факсимиле на кадровых документах? - Елена А. ПономареваСкачать

Можно ли подписать договор по электронной почте?Скачать

Электронный договор | Как подписать по электронной почте?Скачать

Правомерность использования факсимилеСкачать

Часть 7. Как поставить свою подпись без ответственностиСкачать

Договор подряда | Юридическая консультация RosCoСкачать

Подпись и ее юридическое значениеСкачать

Опционный договорСкачать

Как правильно составить договор. Этапы его составления. Дмитрий ПолевойСкачать

05082021 Налоговая новость об использовании факсимиле в целях УСН / using a facsimileСкачать

ВАЖНЫЙ правовой ЛИКБЕЗ | ПОДПИСИ, ПЕЧАТИ, ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕСкачать

Договор поставки. Особенности и юридические тонкостиСкачать

9.3. Лицензионный договорСкачать

7.6. ПосредничествоСкачать